Thuật ngữ “workshop” đang trở nên phổ biến trên các trang mạng xã hội và Internet. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa rõ workshop là gì. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu khái niệm và cách tổ chức một buổi workshop thành công.
Nội dung chính:
Khái niệm workshop là gì?
Workshop là một hoặc một chuỗi các hoạt động để trao đổi, thảo luận về một chủ đề cụ thể. Những người tham gia workshop thường có nhu cầu giao lưu, học hỏi và trau dồi kiến thức về chủ đề hoặc lĩnh vực đó.
Buổi workshop thường bao gồm hai thành phần chính: diễn giả và khách mời. Diễn giả có thể là một hoặc nhiều người cùng lúc và đóng vai trò là những chuyên gia trong chủ đề thảo luận, chia sẻ kiến thức và quan điểm của mình với khách mời.
Thời lượng của mỗi buổi workshop thường kéo dài từ 2 đến 4 giờ, trong đó diễn giả và khách mời sẽ thảo luận các vấn đề liên quan đến chủ đề được đặt ra trước đó, bao gồm cung cấp thông tin mới và giải đáp các thắc mắc.
Số lượng và đối tượng tham gia vào mỗi buổi workshop không giới hạn và phụ thuộc vào khả năng của ban tổ chức. Địa điểm tổ chức cũng không yêu cầu quy chuẩn cụ thể, chỉ cần đủ rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ và tạo sự thuận tiện và thoải mái cho người tham dự.
Phân loại workshop
Các buổi workshop được phân loại tùy theo mục đích của ban tổ chức như sau:
1. Workshop giao lưu, chia sẻ kiến thức
Đây là hình thức workshop phổ biến và dễ dàng tổ chức nhất. Quy mô của mỗi buổi giao lưu dao động từ vài chục đến vài trăm người tham gia và thường kéo dài khoảng 3-4 giờ đồng hồ. Trong đó, các chuyên gia hoặc diễn giả có chuyên môn sẽ chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức chuyên ngành đến khách mời tham dự.
Tiếp theo, khoảng 1/3 thời gian còn lại sẽ được dành để giao lưu và giải đáp thắc mắc. Nhờ đó, người tham gia sẽ không chỉ cập nhật được các kiến thức mới mà còn học hỏi được kinh nghiệm hữu ích có thể áp dụng cho bản thân sau này.
2. Workshop thực hành
Có những buổi workshop tập trung vào lý thuyết, nhưng cũng có những buổi workshop tập trung vào thực hành. Những buổi thảo luận như vậy thường được tổ chức nội bộ để cải thiện năng lực chuyên môn của nhân viên.
Trong buổi workshop này, người tham gia sẽ được diễn giả chia sẻ kinh nghiệm thực tế và hướng dẫn thực hành trực tiếp để đảm bảo tất cả đều hiểu và có thể áp dụng hiệu quả. Vì vậy, đối tượng tham gia những buổi workshop này thường có mục đích cụ thể là nâng cao trình độ chuyên môn.
3. Workshop để Marketing
Để quảng bá sản phẩm hoặc thương hiệu mới đến với khách hàng, các buổi workshop đặc biệt này được tổ chức với quy mô lớn lên tới hàng trăm khách mời tham gia, đòi hỏi yêu cầu chuẩn bị kỹ lưỡng hơn. Trong chương trình này, mọi thứ phải được chuẩn bị sao cho phù hợp với sản phẩm hoặc thương hiệu cần quảng bá, từ đó tạo ấn tượng với khách hàng.
Các chuyên gia trong lĩnh vực và đại diện của nhãn hàng tham gia buổi workshop để giới thiệu sản phẩm và giải thích các vấn đề liên quan đến sản phẩm như tên, chức năng, thành phần, đối tượng sử dụng, giá cả… Tùy vào từng sản phẩm cụ thể, ban tổ chức có thể cho phép khách hàng dùng thử sản phẩm ngay tại hội trường hoặc gửi tặng quà để họ mang về dùng. Nhãn hàng sẽ thu thập những nhận xét, đánh giá sau khi khách hàng trải nghiệm sản phẩm để cải thiện hoặc dùng làm tư liệu thực tế để quảng cáo sản phẩm.
Cách tổ chức workshop theo 4 bước đúng chuẩn
Để một sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, chúng ta cần có một bản kế hoạch chi tiết và quy trình cụ thể. Tương tự, trong việc tổ chức workshop, ban tổ chức cũng cần lên kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi sự kiện kết thúc.
Bước 1: Công tác chuẩn bị
Để thành công trong việc tổ chức buổi workshop, quá trình chuẩn bị rất quan trọng. Ban tổ chức cần thực hiện các công việc sau:
- Xác định mục đích, chủ đề và mục tiêu của buổi workshop.
- Xác định đối tượng tham gia.
- Lập danh sách nhân viên: quản lý, người hướng dẫn, thư ký…
- Tạo chương trình nghị sự (agenda).
- Xác định địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với nội dung và mục đích của buổi workshop.
- Lập kế hoạch và gửi đến cho đối tác và khách mời tham gia.
- Tổ chức khảo sát nhanh (phỏng vấn, phiếu hỏi) với người tham dự để thu thập ý kiến và đánh giá của họ về buổi hội thảo (nếu có thời gian).
Bước 2: Xác định vai trò của những người tham dự
Mỗi buổi workshop sẽ có sự tham gia của nhiều đối tượng với các vai trò khác nhau. Việc xác định đúng vai trò của từng đối tượng là rất quan trọng để đạt được kết quả mong muốn. Các vai trò cụ thể mà ban tổ chức cần xác định bao gồm:
• Vai trò của nhà tài trợ
Nhà tài trợ không nhất thiết phải tham gia vào buổi hội thảo và không chịu trách nhiệm về kết quả đạt được. Thông thường, họ chỉ hỗ trợ cho việc địa điểm và kinh phí tổ chức.
• Vai trò của người tổ chức, điều phối
Người điều phối là người có vai trò chủ chốt trong buổi hội thảo, theo sát toàn bộ quá trình chuẩn bị và diễn ra của workshop. Vị trí này yêu cầu khả năng bao quát, phối hợp làm việc với nhiều bộ phận khác nhau để giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Vai trò của người ghi chép
Người ghi chép phụ trách việc ghi chép lại các quyết định theo form sẵn có. Người ghi chép tốt cần có khả năng tập trung, lựa chọn thông tin, viết câu dễ hiểu và sắp xếp khoa học.
• Vai trò của nhân viên giám sát thời gian
Nhân viên giám sát thời gian bảo đảm các hoạt động diễn ra đúng theo lịch trình được lên kế hoạch trước đó. Họ thường làm việc sau hậu trường để quản lý thời gian diễn ra của toàn bộ hội thảo.
• Vai trò của người tham dự
Người tham dự hay khán giả có thể là chuyên gia trong lĩnh vực được bàn luận tới và những người quan tâm đến lĩnh vực đó. Họ cung cấp thông tin cá nhân và quan điểm về chủ đề bàn luận, lắng nghe ý kiến của người khác và tham gia thảo luận.
Bước 3: Tiến hành buổi workshop
Ban đầu, người điều phối sẽ giới thiệu chủ đề, mục đích và mục tiêu của workshop. Tiếp theo là thời gian chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm từ các chuyên gia, và cuối cùng là thời gian giao lưu và giải đáp thắc mắc.
Để đảm bảo sự thuận lợi trong buổi workshop, ban tổ chức cần tuân theo những quy tắc sau:
- Tôn trọng quan điểm của người tham dự.
- Thảo luận dựa trên tinh thần chia sẻ và học hỏi.
- Phân chia thời gian rõ ràng để không ảnh hưởng đến các hoạt động khác.
- Tập trung vào chủ đề chính, không lan man.
- Không có những lời nói hay hành động đả kích, miệt thị với người tham dự.
- Tổng hợp ý kiến và đưa ra đồng thuận sau khi buổi thảo luận kết thúc.
- Người điều phối cần định hướng, duy trì sự tập trung và ổn định trong suốt buổi workshop.
Bước 4: Tổng kết sau khi kết thúc workshop
Sau khi kết thúc buổi workshop, người điều phối sẽ tiếp tục làm việc với các chủ đề, mục tiêu đã được thảo luận và ghi chép lại. Sau đó, họ sẽ tổng hợp và hoàn thành tài liệu liên quan, rồi gửi cho những người tham dự và các bên liên quan.
Kết luận
Như vậy, sau khi tìm hiểu về workshop và các bước tổ chức workshop theo đúng chuẩn, chúng ta có thể thấy rằng hoạt động này đem lại nhiều lợi ích cho cả ban tổ chức và người tham dự. Workshop không chỉ giúp chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm mà còn tạo ra cơ hội giao lưu, giải đáp thắc mắc và xây dựng mối quan hệ giữa các chuyên gia và người tham dự. Tuy nhiên, để workshop diễn ra hiệu quả, ban tổ chức cần tuân thủ đầy đủ các quy tắc và bước tổ chức đúng chuẩn. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về workshop và hướng dẫn bạn tổ chức workshop thành công.
